Політика конфіденційності

1. Загальні положення

Ця Політика конфіденційності описує, як DocuFlow ("ми", "нас", "наш") збирає, використовує, зберігає та захищає персональні дані користувачів нашої платформи електронного документообігу.

Використовуючи наш сервіс, ви погоджуєтесь з умовами цієї Політики конфіденційності. Якщо ви не згодні з цими умовами, будь ласка, не використовуйте наш сервіс.

2. Які дані ми збираємо

Ми збираємо такі категорії персональних даних:

• Облікові дані — імʼя, прізвище, електронна адреса, фото профілю (отримані через Google або Microsoft OAuth)
• Дані організації — назва організації, ЄДРПОУ, адреса, контактні дані
• Дані документів — завантажені файли, підписи, метадані документів, історія дій
• Технічні дані — IP-адреса, тип браузера, операційна система, дані сесії
• Дані використання — журнали дій, статистика перегляду, налаштування інтерфейсу

3. Як ми використовуємо дані

Ваші персональні дані використовуються для:

• Надання доступу до платформи та автентифікації користувачів
• Обробки, зберігання та управління електронними документами
• Забезпечення електронного підпису документів (КЕП)
• Управління маршрутами погодження та підписання
• Надсилання сповіщень про дії з документами
• Покращення якості сервісу та усунення технічних проблем
• Виконання юридичних зобовʼязань та вимог законодавства України

4. Зберігання та захист даних

Ми вживаємо належних технічних та організаційних заходів для захисту ваших персональних даних від несанкціонованого доступу, зміни, розкриття або знищення.

• Шифрування даних при передачі (TLS/SSL) та зберіганні
• Розмежування прав доступу на рівні організацій та ролей
• Регулярне резервне копіювання даних
• Аудит дій користувачів та моніторинг безпеки
• Зберігання даних на території України або ЄС

Персональні дані зберігаються протягом терміну дії вашого облікового запису та відповідно до вимог чинного законодавства. Після видалення облікового запису дані знищуються протягом 30 днів, за винятком даних, збереження яких вимагається законом.

5. Передача даних третім особам

Ми не продаємо та не передаємо ваші персональні дані третім особам для маркетингових цілей. Дані можуть бути передані лише у таких випадках:

• Провайдерам автентифікації (Google, Microsoft) — для входу в систему
• Акредитованим центрам сертифікації ключів — для електронного підпису
• Хмарним провайдерам — для зберігання та обробки даних з дотриманням вимог GDPR
• Державним органам — на підставі законних запитів відповідно до законодавства України

6. Файли cookie

Ми використовуємо файли cookie для забезпечення роботи сервісу:

• Сесійні cookie — для підтримки автентифікації та сесії користувача
• Cookie налаштувань — для збереження мовних та інтерфейсних уподобань
• Cookie теми — для збереження обраної теми оформлення

Ми не використовуємо рекламні чи аналітичні cookie третіх сторін.

7. Ваші права

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» та Регламенту GDPR, ви маєте право:

• Знати, які дані ми збираємо та як їх використовуємо
• Отримати доступ до своїх персональних даних
• Виправити неточні або неповні дані
• Видалити свої персональні дані
• Обмежити обробку своїх даних
• Перенести свої дані до іншого сервісу
• Відкликати згоду на обробку даних у будь-який час
• Подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини

8. Дані неповнолітніх

Наш сервіс не призначений для осіб молодших за 18 років. Ми свідомо не збираємо персональні дані неповнолітніх. Якщо ви дізнались, що неповнолітня особа надала нам свої дані, будь ласка, звʼяжіться з нами для їх видалення.

9. Зміни до Політики конфіденційності

Ми залишаємо за собою право оновлювати цю Політику конфіденційності. Про суттєві зміни ми повідомимо через електронну пошту або сповіщення в системі. Рекомендуємо періодично переглядати цю сторінку для ознайомлення з актуальною версією.

10. Контактна інформація

Якщо у вас є питання щодо цієї Політики конфіденційності або обробки ваших персональних даних, звʼяжіться з нами: